Les procédures administratives de la domiciliation d'entreprise
Lorsque vous contractez une domiciliation commerciale, on vous demande beaucoup de papiers et également des garanties en ce qui concerne le paiement. Cela peut paraitre surprenant en regard des sommes minimes qui sont engagées.
Pourquoi autant de précautions lors d'une domiciliation d'entreprise ?
Les grand groupes de centres d'affaires font maintenant très attention à ces procédures d'enregistrement de contrat de domiciliation commerciale, beaucoup de sociétés" douteuses" ayant profité des avantages de la domiciliation pour se livrer à des pratiques commerciales plus ou moins douteuses.
En général il s'agissait de sociétés bidons qui se montaient pour un mois, qui arnaquaient des pigeons et se servaient de la domiciliation commerciale comme d'une boite à lettre temporaire, le temps de recevoir des chèques et de disparaitre.
- Sans parler de ceux qui commandaient divers matériels sur le net avec des cb volées et se faisaient livrer du matériel à l'adresse de domiciliation commerciale et disparaissaient ensuite ...
- Ce genre d'affaires est néfaste pour les entreprises de domiciliation et cela peut leur retomber dessus au final. D'où ces procédures maintenant assez carrées. En tous cas pour les grands groupes du style Servcorp, Regus, Multiburo, Ateac ...
Qui peut avoir recours à la domiciliation commerciale ?
Les groupes de domiciliation d'entreprise, que ce soit les "pure players" qui ne font que cette activité ou les centres d'affaires qui louent également des bureaux, ont pour vocation de servir de siège social aux autres entreprises qui sont inscrites au registre du commerce et des sociétés ou encore au répertoire des métiers.
Un contrat de domiciliation commerciale sera établi entre la société de domiciliation et l'entreprise qui souhaite être domiciliée.
Le contrat de domiciliation commerciale
Ne vous contentez pas d'une facturette avec un coup de tampon. Si c'est ce que l'on vous propose à la place d'un contrat de domiciliation partez en courant !
Le contrat de domiciliation commerciale est rédigé par écrit avec un exemplaire pour chaque partie.
Il est conclu pour un durée d'au moins 3 mois, renouvelables par tacite reconduction, des clauses suspensives pouvant être créées.
Il sera indiqué sur le contrat de domiciliation d'entreprise votre numéro de rcs, la dénomination sociale, votre adresse principale (votre adresse personnelle)
Selon les sociétés de domiciliation, on vous demandera les pièces et papiers suivants à fournir :
K-bis (a remettre sous 3 semaines) : Ce qui vous permet d'aller vous immatriculer au rcs avec votre contrat de domiciliation commerciale. N'oubliez pas par contre de remettre le kbis à votre société de domiciliation commerciale, sinon votre contrat ne sera plus valable.
Votre RIB : beaucoup de sociétés de domiciliation commerciale refusent les paiement en espèces, pour éviter les sociétés"douteuses". Ce sera donc soit le paiement par chèque et surtout le prélèvement bancaire.
Les obligations de la société de domiciliation commerciale
Vous ne pouvez pas faire votre domiciliation chez un copain qui se retrouve avec deux pièces en trop parce que sa femme est partie avec les deux enfants.
- Vous devez donc traiter avec des sociétés immatriculées au registre du commerce et des sociétés.
- Votre société de domiciliation commerciale devra pouvoir mettre à votre disposition une pièce afin que vous puissiez effectuer les réunions régulières des organes chargés de la direction de l'entreprise, de son administration et de sa surveillance (vous l'avez compris, toutes les réunions obligatoires prévues par la loi), ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des divers livres, registres et autres documents également prévus par la loi.
Hé oui, la société qui fait votre domiciliation d'entreprise ne peut être juste une boite à lettres ! Cela favoriserait encore plus les pratiques décrites plus haut.
Cela évite également que ne se créent des sociétés de domiciliations factices, qui vous feraient payer une année d'avance et qui s'enfuiraient avec la caisse.
- Les pièces précitées doivent être conformes au niveau de la superficie avec les obligations légales.
Votre entreprise de domiciliation devra détenir un dossier comportant :
- Les pièces justificatives concernant le représentant légal de la société domiciliée (copie pièces d'identité, téléphone, lieu de détention des documents comptables, etc ...)
- Informer, à l'expiration du contrat, le greffe du tribunal que la domiciliation que vous aviez dans ses locaux est terminée.
- Informer le même greffe si la société domiciliée n'a pas pris connaissance de son courrier pendant une période de 3 mois.
- Communiquer le cas échéant aux huissiers de justice dument munis d'un titre exécutoire, les informations nécessaires pour pouvoir joindre le responsable de la société bénéficiant de la domiciliation.
- Communiquer trimestriellement aux organismes de recouvrement des cotisations sociales et aux centres des impôts la liste des personnes qui sont domiciliées dans ses locaux durant cette période.
Dans le même esprit elle communiquera avant le 15 janvier la liste des personnes domiciliées au 1er janvier.
Vos obligations en matière de domiciliation commerciale
Vous aussi vous devrez vous montrer sérieux ...
Vous avez donc l'obligation de :
Utiliser réellement et exclusivement les locaux mis à votre disposition (même si vous ne les utilisez pas "physiquement") comme siège social de votre entreprise. Et si votre siège social se trouve à l'étranger, de l'utiliser comme bureau de représentation, succursale ou agence.
Déclarer à votre entreprise de domiciliation commerciale tout changement concernant la forme juridique ou l'objet de votre entreprise. Idem si il y a un changement au niveau des représentants légaux de la société.
Donner mandat à votre entreprise de domiciliation d'entreprise de recevoir en votre nom toute notification (notamment en ce qui concerne les envois et lettres recommandés).
